Zuletzt aktualisiert am Juli 11, 2021
Wir haben festgestellt, dass wir aufgrund von kürzeren Terminen und kleineren Losgrößen administrative Vorgänge durch Automatisierung absichern und verselbständigen mussten. Vielfach in der Programmierszene belächelt, können wir es uns MS Access nicht mehr wegdenken. Durch die, mit der vba-Programmierung verbundene Vielseitigkeit, geht es inzwischen in fast alle Bereiche. Egal ob Vertrieb, Innendienst, Datenverarbeitung, Produktion, Versand oder Buchhaltung, irgendeine kleine Anwendung läuft zur Unterstützung.
Ursprünglich gedacht um die Reihenfolge an der Druckmaschine zu visualisieren, wurde es nach und nach zu einer umfangreichen, automatisch laufenden Anwendung. Inzwischen wird der Anteil etwas mehr Richtung MIS zurück gefahren, es bleiben aber immer noch mehr als 50 Aufgaben die tagtäglich automatisiert im Hintergrund ablaufen.
Einmal das Verständnis aufgebracht, dass wir für jeden Vorgang einen auslösenden Moment brauchen, haben wir so viele Vorteile aus selbst programmierten Anwendungen ziehen können, dass es schon fast unheimlich wurde.
Wir nutzen es für:
Orderninhalte automatisch abgleichen
Mails automatisch erstellen(Materialbestellung)
Automatisch Mails versenden(Stanzbestellung)
auf bestimmte Eingangsmails automatisch reagieren (Kundenbestellungen automatisch ins MIS einlesen)
automatisches Auswerten von gelieferten csv Dateien
automatisches einlesen von XML´s und Import in Datenbank
automatischer XML-Export(auch als JDF für Vorstufe) aus vorhandenen Daten und abspeichern in Hotfolder
zeitgesteuerte Erinnerungsmails(Lieferscheine im Abgleich)
PDF aus vorhandenen Datenbankinhalten erstellen
PDF-Bestellungen automatisch ausdrucken
Memoboard(Notizen per Handy in Datenbank eintragen)
Zu den einzelnen Stichworte werde ich in Zukunft mehr Berichten.
Unsere Konfiguration
setzt sich zusammen aus dem MIS PrintPlus und der damit verbundenen MSSQL Datenbank. Die oben beschriebenen Umsetzungen realisieren wir im „Feld“ mit der MS ACCESS Runtime-Version. Bei ca. 30 Rechnern, die Zugriff haben, wäre die Vollversion an allen Arbeitsplätzen zu kostspielig geworden, Runtime ist bisher kostenlos. Bei einem sauberen „Errorhandling“ ist das gut gelaufen. Der Programmierer braucht die Vollversion.
Die Verbindung von Access zu der Datenbank PrintPlus haben wir über ODBC vorgenommen und dafür einen User eingerichtet, der NUR Leserechte hat. In keinem Fall sollte der Versuch vorgenommen werden in diese Datenbank zu schreiben. Absolutes „no go“! Um Daten abzuspeichern wurde eine eigene Datenbank mit Lese- und Schreibrechten angelegt. Hier werden zum Beispiel Vorgaben für Reihenfolgen usw. gespeichert.
Das ein oder andere Problem gab es bei der Umstellung auf Windows 10. Vielleicht haben wir uns bisher auch nicht genug um die Anpassung der Anwendung gekümmert.
Unter dem Strich bleibt: Mit MS Access konnten wir viele administrative Vorgänge durch Automatisierung absichern.
